Po wielu trudach otrzymujesz akceptację od swoich przełożonych by zrealizować projekt informatyczny przy pomocy firmy zewnętrznej. Jak się do tego zabrać? Na co zwrócić uwagę? Kilka dobrych rad znajdziesz w tym artykule.

Po pierwsze: cel

Realizacja projektu nie jest celem samym w sobie. Każde narzędzie informatyczne ma wspomóc procesy, jakie się toczą w firmie. Takimi celami mogą być: zwiększenie sprzedaży, poprawa wizerunku, optymalizacja procesów biznesowych w firmie, oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracowników, uzyskanie technologicznej przewagi nad konkurencją.

Podstawową zasadą, którą powinna kierować się firma prowadząca projekt, jest ułatwienie klientowi skoncentrowania się na głównej, dochodowej dla niego działalności.

Know - how

Metodologia, o której piszemy dalej, może być zastosowana do projektów małych np. strony www o podstawowych funkcjonalnościach (proste systemy CMS), systemy newsletterowe (z elastycznymi szablonami, analizą wyników mailingów oraz pełną obsługą), jak i dużych projektów: złożonych systemów obsługujących procesy biznesowe w Twojej firmie (np. systemy rezerwacyjne dla biur podróży, systemy obsługi zleceń, systemy obiegu dokumentów, CRM, intranet), portale internetowe.

We wszystkich przypadkach metodologia pracy jest podobna, choć oczywiście skala i nakład czasu są zupełnie inne.

Uniknij błędów

Mężczyzna pracujący przy komputerzeByć może już doskonale wiesz, czego potrzebujesz. Weź jednak pod uwagę, że firma informatyczna może mieć sensowne sugestie i proponować ciekawe rozwiązania. W końcu z tego żyją i mają doświadczenie w prowadzeniu projektów informatycznych.

Każdy projekt jest inny i każdy wymaga indywidualnej analizy. Nie ma złotych reguł gwarantujących sukces.

Można jednak uniknąć najczęściej popełnianych błędów:

* Przeznaczenie za dużych nakładów na projekt, a jednocześnie za małych na jego promocję. Świetnie, że mamy znakomity serwis www, szkoda że nikt go nie ogląda...
* Inwestycja w system, poniżej progu rentowności. Upraszczając: jeśli nie zapewnimy odpowiedniego budżetu do skali projektu, to zainwestowane w niego pieniądze będą pieniędzmi straconymi, bo projekt nigdy nie zacznie zarabiać na siebie.
* Zamówienie tylko niewielkiej części projektu na zasadzie "zobaczymy co będzie potem" bez wizji całości. Przykładowo: zamówienie samochodu z dwoma kołami nie da nam możliwości świadczenia usług kurierskich - nawet ograniczonych. Motocykl lub rower mogą być rozwiązaniem, ale nie w sytuacji, gdy trzeba wozić duże paczki.
* Przesadne zajmowanie się szczegółami często kończy się utratą wizji całości, czyli jak niektórzy to nazywają "oderwaniem od rzeczywistości".
* Przyjęcie założeń na zbyt uniwersalne rozwiązania. Gdy coś jest do wszystkiego, to często jest do niczego... Jednocześnie często bardziej opłaca się minimalne uproszczenie procedur w firmie niż oprogramowywanie wszystkich przypadków szczególnych. Zresztą upraszczanie procedur zwykle przynosi korzyści. Jeśli na co dzień wozimy koperty, to nie ma sensu kupować wielkiej ciężarówki na wypadek dużego transportu raz na pół roku...

Wstępna oferta

Już podczas pierwszej rozmowy możesz usłyszeć kilka cennych wskazówek. Poproś o wstępną ofertę, z szacunkowym określeniem kosztów i czasu trwania współpracy.

Dzięki temu będzie można porównać oferty i podjąć decyzję o dalszych rozmowach.

Analiza potrzeb i dokumentacja

Po wybraniu dostawcy konieczna jest analiza Twoich potrzeb oraz sporządzenie dokumentacji. To oszczędza mnóstwo czasu i nerwów. Pozwala także uniknąć nieporozumień.

Musisz mieć pewność, że to czego potrzebujesz, to co zamówiłeś i to co dostawca ma wykonać, jest dokładnie tym samym. Wybacz, jeśli to brzmi banalnie, ale jest to niezwykle ważną podstawą udanej współpracy i zakończenia projektu sukcesem. Taką pewność zapewnia dokumentacja.

Jeśli doskonale wiesz, czego potrzebujesz i masz to w głowie, nasz analityk przekształci Twoje myśli w dokumentację. Przy okazji - widząc swoje myśli przelane na papier, dostrzeżesz prawdopodobnie kilka drobiazgów które wcześniej umknęły.

Jeśli tylko ogólnie wiesz czego potrzebujesz, dostawca podpowie możliwe rozwiązania i pomoże podjąć decyzję, a efekt zamieści w dokumentacji.

Dokumentację małych projektów mogą stanowić założenia, wytyczne i struktura spisane na kilku stronach. Możesz przygotować ją samemu. W razie potrzeby nasz analityk skonsultuje się z Tobą i uzupełni ją.

Dokumentacja dużych projektów musi zawierać szczegółowe informacje na temat takich zagadnień jak: przepływy i struktura danych, walidacja wprowadzanych danych, widoki ekranów i formularzy, uprawnienia użytkowników. To zwykle zadanie na co najmniej kilka dni pracy.
Oferta i umowa

Gdy, dzięki dokumentacji, wiadomo już dokładnie co jest do zrobienia, można określić pracochłonność, a co za tym idzie - czas i koszt realizacji. To jest moment, w którym otrzymujesz szczegółową ofertę handlową, będącą podstawą do zawarcia umowy.
Implementacja

Czyli produkcja. Specjaliści - graficy, programiści, testerzy - wykonują zlecenie według dokumentacji. Polecamy metodę "małych wdrożeń" - możliwie często udostępnianie efektów pracy do testów i przekazania swoich uwag. Dzięki nim - jeśli Twoje wyobrażenie o projekcie rozminie się z efektami pracy developerów - jest czas, aby nanieść poprawki.
Wdrożenie

Jeśli projekt spełnia Twoje oczekiwania i uzyska Twoja akceptację, jest uruchamiany produkcyjnie - od tej chwili Twój projekt pracuje dla Ciebie.

Utrzymanie i rozwój

Każde rozwiązanie informatyczne wymaga dobrej opieki i administracji. Mimo, że treścią serwisu www zwykle zarządzasz samodzielnie poprzez CMS, sam serwis wymaga utrzymania (hosting), optymalizacji (pozycjonowanie, dostosowywanie do oczekiwań klientów) i podążania za rozwojem technologii (nowe wersje przeglądarek www). Zadania te możesz realizować w ramach umów abonamentowych lub pojedynczych zleceń. Utrzymanie zasobów w administrowanej infrastrukturze informatycznej daje gwarancję bezpieczeństwa, najszybszej reakcji i niskich kosztów modernizacji.